【コピペOK!】OB訪問を確実に成功させる”アポ取りメッセージ”の書き方『新卒向け』

からはち(@kara_hachi)です。

私は月1人～2人程、OB訪問を受けているのですが、そのアポの際のメールやメッセージで「お！出来るな」と思う人と、思わない人がいます。

実際にOB訪問のアポ取りの際に気を付けるべき点と、メール(メッセージ)例をOB訪問”される側”の目線からお話していきます。

OB訪問される側にとって、OB訪問の優先順位は高くない

まず前提として、社会人は忙しいため。OB訪問は仕事やプライベートに比べると優先順位が低いというのがあります。

そのため、OB訪問のマッチングサイトなどで返信が帰ってこないことがよくあります。

理由としては、

・ただ単純に忙しく、メールも返信できない
・OB訪問マッチングサイトの通知をオフにしているために気づいていない
・忘れていた

など様々。

色々と理由があると思いますが、ここで意識してほしいことは「社会人にとって、OB訪問の優先順位は低い」ということと、そのためOB訪問のアポ取りメール(メッセージ)は一通で仕留めるのが理想ということです。

実際には

・アポ取りメール
・相手の返信に対する確認メール

になると思います。

”アポ取りメール(メッセージ)”を送る際の心構え

アポ取りメールを送る際に、「いきなり会ってくれというのは失礼じゃないのかな？」と思う人がいるかもしれませんが、そこは気にしなくても大丈夫です。

社会人は毎日、誰かしらとミーティングのアポを入れたり入れられているので、慣れています。

ただ見ず知らずの人に一通で確実にOB訪問のアポを取るためには、出来るだけ手稲に文体でアポ取りメールを送る必要があります。

あとは相手の気持ちになって、「出来るだけ返信しやすいメール」を意識すればよいと思います。

例えば、

・日時を3週間先まででいくつか提示する(基本は平日夜)
・実際に合う際の場所は相手の最寄りのカフェなど。
・何を話すかという具体的なトピックの明示
・Appendixとして自分のプロフィールを追記。
・入れ違い防止のために”電話番号”の交換
・日時決定後に、日時の確認を確実に行う

といったところですね。

<注目>

会社の会議などは1~2週間後をめどに入れられる場合が多いので、それ以降も一応日程候補があると無駄なやり取りが少ない

ここまで詳しく書かれていると、OB訪問される側も返信としては、日時の指定と電話番号を伝えるだけで済むので、非常に楽です。

「いつお時間ありますか？」みたいな質問も良いのですが、OB訪問される側から日時提示して、それが就活生のアルバイトやサークル活動を被ると何度もメッセージのやりとりが必要でめんどくさいですね。

”アポ取りメール(メッセージ)”のテンプレート

”アポ取りメール(メッセージ)”のテンプレートを以下に書きます。必要に応じて変更してください。

<1通目(アポ取りメール)>

○○株式会社

○○様

初めまして。

○○大学〇〇学部〇年の○○と申します。

私はIT業界を中心に情報収集を行っており、

○○社に関してお伺いしたいことがあり、ご連絡させて頂きました。

具体的には、

-○○社を選んだ理由

-○○様の就活の経験談

-○○様が思う○○社の良いところ、悪いところ

等をお伺いできればと思います。

〇〇さんは下記の日程でご都合が合う日時はございますか？

▼日時リスト

-〇月〇日(〇)17:00以降~

もし上記の日程で都合が悪ければ、

ご希望の日時を教えて頂くか、私が再度、日程調整させて頂きます。

場所に関しては、○○社の最寄り駅のカフェなど○○様がお話しやすい場所に向かわせて頂きます。

突然のご連絡で大変恐縮ですが、ご返信の程、

宜しくお願いいたします。

以下、私のプロフィールを記載させて頂きますので、お時間があるときに

▼私のプロフィール

<<以下、就職活動で使用するプロフィール>>

<2通目(相手の返信に対する確認メール)>

○○株式会社

○○様

お世話になります。

○○です。

ご返信ありがとうございます。

それでは○月〇日(〇)19:00に○○駅のタリーズコーヒー前に伺わせて頂きます。

待ち合わせ時の入れ違い防止のために私の携帯電話をお伝えします。

携帯電話番号:000-0000-0000

差し支えなければ、○○様の携帯電話も教えて頂いてもよろしいでしょうか？

到着しましたら、連絡差し上げます。

よろしくお願いいたします。

<注目点>

・日時を間違いないかを繰り返すこと
・電話番号を交換すること(バックレと入れ違い防止)

さいごに・・・

OB訪問はそこまで回数を重ねるものではないので、OB訪問される側が慣れていない可能性もあります。

なるべく返信しやすく、そして意義のあるOB訪問になるようにメールの時から気を付けていきましょう。